2014年公司行政後勤管理制度 規章制度

規範目的：加強對公司行政後勤事務的管理，有效利用公司資產。
第一章作息時間管理
第 一 條：公司作息時間：
此處省略：每個公司上下班時間可自行做規定。
第二章考勤管理
第 一 條：職員上班和下班時須各刷卡一次。因故未能正常刷卡的，須申明原因並經部門負責人確認後報總經理辦公室備案，否則，按曠工處理。
第 二 條：請假、外出培訓、考察或出差，必須提前填寫《請假審批表》或《出差審批表》，按規定程序報批並辦妥工作交接手續，同時交總經理辦公室備案後方可離崗。
第 三 條：職員不得要求他人代爲刷卡，或替他人刷卡。每發現一次，對替人刷卡者和要求他人代爲刷卡者，各罰款1000元，通報批評，當季考覈係數不超過0.8。
第 四 條：公司級會議、培訓、集體活動考勤罰則：遲到或早退5分鐘以上、15分鐘以下：遲到者本人及其直接上司分別罰款50元，部門副經理以上人員罰款100元；遲到或早退15分鐘以上、2小時以下罰款加倍。
第 五 條：公司規定，以下情況視爲曠工：
（一）無故缺勤兩小時以上，返回公司上班後1個工作日內也未補辦請假手續或補辦手續未獲批准；
（二）請假未獲批准即擅自不上班（包括續假未獲批准）視同無故缺勤；
（三）以虛假理由請假獲批准而不上班的。
第 六 條：公司對於曠工的處理：
（一）曠工期間勞動報酬不予發放，包括崗位工資和房補以及其他福利待遇。
（二）曠工計算時間爲半天，不足半天按半天計。
（三）每曠工半天，自當月起降薪0.5級，取消當季度的季度獎，年終獎視情節予以部分或全部扣減。
（四）連續曠工超過五天，或一年內累計曠工超過十天，作過失性辭退處理，公司不負擔任何經濟補償。
第三章假期管理
第 一 條：帶薪年休假及相關待遇
（一）職員加入公司後下一年度可享有15個工作日的帶薪年休假（轉正後實施）。
（二）具體休假時間由職員和部門負責人協商後安排。
（三）取（銷）假的一般程序如下：
&61550;職員請假需部門負責人、公司分管領批准，抄報總經理辦公室後方可取假。
&61550;一次取假在5個工作日（含）以上的，需提前一個月申報。
（四）正式休假、出差、外出考察、外出培訓前須通過前臺知會全體。
（五）帶薪年休假只在當年有效，不累計到下一年。公司每年向當年內有帶薪年休假資格的職員發放300元帶薪年休假補貼。
（六）帶薪年休假取假按照工作日計算，最小取假長度爲半天，不足半天算半天，超過半天不足一天算爲一天。可多次取假，但間隔少於3天的應提前一併申請。
（七）凡符合以下情況之一的，不享受當年帶薪年休假。
&61656;一年內一次性病假超過45天或累計病假超過65天；
&61656;一年內一次性事假超過25天或累計事假超過30天；
&61656;一年內病、事假相加超過50天；
&61656;一年內休產假超過30天。
（八）如在帶薪年休假後再請病假、事假超過上述規定時間的，則在下一年度取消帶薪年休假。
第 二 條：婚假以及相關待遇
依法履行正式結婚登記手續的職員，可一次性享受婚假7天。如符合男25週歲、女23週歲以上初婚的晚婚條件，另加10天假期，一共17天。婚假應在結婚登記之日起5個月內取完假。辦理休假手續時，需向總經理辦公室出示結婚證登記備案。公司致新婚賀儀人民幣300元整。
第 三 條：喪假以及相關待遇
直系親屬（包括父母、配偶、子女、配偶之父母）死亡的職員，可取 喪假5天，路程另計。半個月內知會總經理辦公室，公司將致以奠儀人民幣1000元整。
第 四 條：工作調動假
異地辦理行政和戶口關係調動手續，應當根據辦理相關手續的實際需要給假，累計不超過5個工作日。
第 五 條：產假、護理假、哺乳假、計劃生育假
（一）產假及假期（注：男26週歲、女24週歲以上初育爲晚育）：產假以產前產後休假累計。
產假領取獨生子女證者增加假期共休產假
非晚育者90天35天125天
晚育者105天35天140天
（二）男職員護理假：10天（限在女方產假期間）。
（三）哺乳假：小孩一週歲以內，上班時間給予母親每天哺乳時間一小時（不含午餐時間）。在子女出生3個月內向總經理辦公室出示《獨生子女證》，公司將致賀儀人民幣300元整。
（四）計劃生育假按國家規定執行。
第 六 條：關於病假的折抵規定：職員在因病請假時，如當年帶薪年休假尚有剩餘天數，經總經理辦公室同意後可按帶薪年休假取假審批流程要求從帶薪年休假中折抵，作爲帶薪年休假處理。
第 七 條：關於出國考察折抵假期的規定：由公司安排出國考察，按實際考察佔用工作日天數的50%折抵個人當年帶薪年休假假期。實際考察天數的50%不足半天算半天，超過半天不足一天算爲一天。
第 八 條：職員按本章規定申請假期的，應按本章規定填寫《請假審批表》。
第四章着裝管理
第 一 條：着裝標準（不含每週最後一個工作日）
&61618;男職員應着襯衫、深色皮鞋、系領帶；女職員應着有袖襯衫、西裝裙或西裝褲或有袖套裙，着絲襪、皮鞋（露腳後跟及腳趾的皮涼鞋等不在此列）。
&61618;各項目管理部及其他部門駐工地現場人員：經過在公司的備案後可以着便裝，但如返回公司辦公室、外出會見重要人員、出席重要會議等場合，需按辦公室職員要求着裝。
第 二 條：每週最後一個工作日着裝標準
&61618;從事對外公務或接待外部客戶（如：銷售、維修、拜訪等活動），應按週一至週四要求着裝或着統一工作服。
&61618;其它職員可着與工作場所相應的輕便服裝，但無袖裝、超短裙、拖鞋不在此列。
第 三 條：逢公司重大活動，職員應按公司通知的要求着裝。
第 四 條：上班時間全體職員應佩帶工作牌。
第五章職員個人通訊管理
第 一 條：職員入職後，應將個人通訊號碼及緊急聯絡家庭或宿舍電話號碼交總經理辦公室備案。
第 二 條：申報報銷手機通訊費的職員，必須及時公佈手機號碼，並保證每天（包括節假日）8：00-22：00處於開機狀態。
第 三 條：職員在執行公司特別任務期間，須保證每天24小時處於開機狀態。
第 四 條：總經理辦公室負責每月抽查職員開機狀況。如發現職員在一個月內有三次或三次以上聯繫不上者，取消該職員當月通訊費報銷資格。
第六章圖書管理
第 一 條：圖書的購買
（一）購買前將圖書類型、數量、價格報部門負責人、公司分管領導批准方可購買。
（二）購買圖書後必須到公司圖書管理員處登記，然後交申購部門使用，有條件的部門可以設部門圖書管理員。
（三）未經公司圖書管理員登記的圖書，財務部不予報銷購書費用。
第 二 條：圖書的登記
（一）建立公司書庫，由前臺擔任公司圖書管理員，負責圖書登記。
（二）圖書登記內容應包括購買日期、書名、編號、價格、保管部門、保管人等六項。
第 三 條： 圖書的借閱
（一）借閱圖書者必須向圖書管理員辦理借閱手續後才能借書。
（二）借書者須妥善保管圖書，如有污損或丟失，按原價賠償。
第七章電子郵件管理
第 一 條：公司職員應按要求使用電子郵件，以求高效、規範地傳遞信息。
第 二 條：郵件發送者應填寫主題，主題應簡明扼要。
第 三 條：篇幅少於一百字的文件，建議直接作爲電子郵件正文輸入。
第 四 條：所有職員每天應最少安排三次時間（上午上班後、下午上班後、下午下班前）查看郵件，以便及時閱讀和處理公司的信息。
第 五 條：下列文件必須以有紙方式存檔：
（一）與金融機構往來的憑證、帳單等；
（二）建築圖、裝修圖及其它圖案設計稿等；
（三）財務管理、審計工作需要的原始單據、憑證；
（四）公司已簽訂的各種合同、協議等；
（五）公司已對外發出的各類函件；
（六）各部門認爲有必要保存原件的其他文件。
第六條：郵箱設置及保密
（一）職員離職，總經理辦公室應及時取消其個人郵箱。
（二）職員應保護好個人郵箱密碼，並定期修改密碼，如果發現密碼泄露，應及時作出更改。
（三）未經總經理授權，任何人不得查看他人郵箱的內容。
第七條：郵件報批跟進
（一）爲避免報批郵件流程進展緩慢，第一報批人應逐級跟進。
（二）爲提高信息扁平化程度，鼓勵報批同時抄送第二環節審批人。
（三）羣發郵件提倡發送部門、工作小組。
第八章 辦公管理
第 一 條：職員上班時間應佩帶好工作牌。
第 二 條：辦公時間內應保持飽滿的精神狀態，微笑面對同事及任何來訪者，使用敬語，維護良好的公司形象。
第 三 條：保持辦公檯面整潔，辦公文具、紙張等用品應擺放整齊。工作位隔板上不得張貼，離開辦公位應及時將座椅歸位。
第 四 條：電話鈴響三聲之內接電話，先說“您好”，再報出所在部門名稱及接聽電話人姓名。接聽電話應簡單明瞭，儘量小聲，以免影響其他同事辦公。
第 五 條：如部門同事不在辦公位，應及時接聽其電話，待同事返回時告之。
第 六 條：接待來訪、業務洽談應在指定區域或會議室，避免影響他人辦公。來賓一般不得進入辦公區，如確因工作需要，應由相關部門人員帶入。
第 七 條：辦公時間應堅守工作崗位，暫時離開時應知會同事或上級領導。
第 八 條：辦公區域內不準大聲喧譁、聊天，禁止吸菸、就餐、吃零食。
第 九 條：上班時間不允許看報刊雜誌及與工作無關的網站、書籍。
第 十 條：職員下班離開公司前應關閉電腦主機和顯示屏電源。
第 十一 條：總經理辦公室將每月定期進行全面檢查與不定期的抽查，任何形式的批評都將會影響到部門負責人和其本人的績效考覈成績。
第九章 會議管理
第 一 條：各部門召開會議如需使用會議室或洽談室，會議組織者須提前向前臺預約。如需提供會務設備和服務，應提前半天知會前臺，以便做好準備。
第 二 條：會議組織者應在會議前準備好會議相關資料。在使用會議室時應小心使用設備，離開會議室時，應知會相關人員關閉設備、電源、門等。
第 三 條：公司級、跨部門會議通知一律由前臺下發，並按《廣州公司會議通知》格式填寫。前臺在會前確認與會人員是否“接受”會議通知，並根據接受情況編制《會議簽到表》，會議組織者根據簽到情況進行會議考勤管理。
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第 四 條：參加會議應準時，因故不能按時到達應事先向會議組織者請假，參加公司級會議未請假遲到者將被處以罰款。
第 五 條：每月末召開公司月度經營計劃會議，各部門每週一需舉行部門全體周例會，周例會紀要發部門全體並抄報公司領導。
第十章 辦公用品管理
第 一 條：所有辦公用品及設備（含電腦、複印機、打印機耗材等）均由辦公室統一採購。
第 二 條：辦公用品領用程序
1.各部門需指定一人負責本部門辦公用品領用，領用時填寫《辦公用品請購單》；
2.開大型會議或舉辦活動需申請辦公用品，由會議或活動負責人填寫《辦公用品請購單》，並提前一天通知辦公用品管理員進行準備；
3.如有新職員加入，待新職員到公司報到後，在辦公室領取統一標準的辦公用品，並在《新職員辦公用品領用表》中籤字確認。
第 三 條：辦公用品的保管：辦公用品領用後，由領用人妥善保管。計算器、打孔機、訂書機、筆筒等耐用品，原則上遺失不補。如領用人因工作調動或辭職等原因離開公司，須歸還辦公用品管理員處。
第 四 條：申購電腦、打印機、複印機、掃描儀、數碼相機、文件櫃等固定資產填寫《固定資產購置申請表》。
第 五 條：辦公用品的申領，應結合實際需要，慎重申領，節約使用。
第十一章 資產管理
第 一 條：固定資產的管理
1.總經理辦公室負責對公司及項目部資產的實物管理，負責對公司電腦類資產進行專項管理，須對電腦類資產的購進、配置、使用、維修及報廢等進行全面的登記和管理。
2.財務管理部是公司資產帳務管理的主管部門，負責從資產的原值、已提折舊、淨值等方面對公司資產進行監控和管理。
第 二 條：資產的分類和使用年限：根據現行的會計覈算制度及公司資產的具體情況對資產進行分類編號。
第 三 條：資產登記的要求：
1.分別做好固定資產、低值易耗品的登記，登記的格式可參考《固定資產盤點表》。
2.爲方便公司資產的統計，各項目部統一按上述資產大類及總分類進行固定資產登記。
3.資產的編號規則：（資產代號）-（資產序號）。
4.低值易耗品的分類和資產編號參照以上標準。
第 四 條：資產管理指引：
1.資產的購置、調撥、轉讓、報廢等均須按程序審批，未經批准，不能辦理相關手續。
2.資產編號規則需統一，並在資產上粘貼標識，確定資產責任人，確保資產的合理使用及管理。
3.未經公司同意，不得將資產外借和供無關人員使用。
4.資產的使用部門和使用人須合理使用設備，嚴格按規程操作，並注意設備維護、保養。由於使用、保管不善造成的遺失和損毀，責任人要按資產重置價格或資產管理部門的評估價值賠償公司損失。
第 五 條：資產購置、調拔、轉讓、報廢的審批權限和審批程序：
1.資產購置：有關部門提出申請，填制《固定資產購置申請表》並按規定申報流程和審批權限獲批後，方可進行資產的購置。
2.資產轉讓、報廢：有關部門提出申請，填制《固定資產報廢申請表》，並按規定申報流程和審批權限獲批後，方可進行資產轉讓和資產殘骸的處理。報廢資產有殘值的，經資產主管部門估價、處理後，回收的資金應及時上繳公司財務管理部。
第十二章 公寓管理
第 一 條：凡出差深圳，且深圳無住房的職員，無特殊情況，須入住公司八卦嶺公寓，公寓住滿後入住八卦嶺招待所；
第 二 條：異性職員同時出差深圳，女職員優先挑選入住公司公寓或招待所；
第 三 條：凡出差深圳並需入住八卦嶺公寓的職員，需提前一天填寫《入住申請單》並交總經理辦公室確認，入住時憑《入住申請單》到八卦嶺公寓管理處204房辦理入住手續；
第 四 條：職員入住公寓後，應自覺遵守管理處的各項管理規定；
第 五 條：禁止擅自與公寓其他住戶調房，不能將公寓交由外人居住，外來人員不得留宿；
第 六 條：退房時請到管理處辦理手續，配合管理處進行房間設施、設備、日常用具的檢查和核對，如有損壞和丟失應照價賠償。
第 七 條： 公司值班室僅供公司職員、司機休息或留宿，因加班需留宿值班室的職員，可直接到房管部領取鑰匙；因其它原因需留宿值班室的職員，需提前填寫《入住申請單》，交總經理辦公室簽字確認後，憑《入住申請單》辦理入住。
第十三章 印章證照管理
第 一 條：印章管理
1.各類公章必須指定專人負責和保管。公章不得隨意存放，任意使用。
2.需蓋公章的部門或個人須說明蓋章的目的、用途、範圍，填寫《發文審批表》，經領導批准後，方可蓋章並填寫《公章使用登記表》。
3.各部門新刻或改制印章，須報公司總經理批准後方可辦理，並由總經理辦公室登記備案。
4.印章如遇丟失、損壞或被盜時，應及時向公司總經理彙報並予以備案，並及時辦理補刻手續。
第 二 條：公司公章
1.因工作需要以公司名義對外發文、上報材料或有關資料需蓋公司公章的，須說明用途、範圍，經有關用章審批人批准後方能加蓋公司公章；
2.凡因特殊原因需借公章外出公幹，須書面申請說明用途和特殊原因，並經用章批准人同意方可借出；歸還公章時，須將借用公章所蓋文件的複印件一併交付備查；凡發現借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發生問題，將嚴肅追究借用人的責任；
3.公章保管人外出時，應將公章交給總經理辦公室指定的臨時代管人保管，不得擅自交給他人代管代用。
第 三 條：公司公章、部門印章使用審批規定
1.以公司名義張貼、外發（公司以外）的各類文件需加蓋公司印章。
2.以部門名義張貼、外發（公司以外）的各類文件需加蓋部門印章。
3.各部門應指定專人對部門印章進行保管。
第 四 條：各類證照的管理
1.各部門在取得各類證照時，應同意交總經理辦公室進行存檔管理，並登記在《公章、證照登記表》上。
2.如需使用各類證照，使用人需經總經理辦公室負責人同意後，方可使用。
第 五 條：印章使用審批規定
用章事項用章審批人
1、公司文件和信函
法人授權委託書
單位介紹信
邀請函
感謝信
總經理
總經理辦公室負責人
總經理辦公室負責人
總經理辦公室負責人
2、財務報表
借貸申請
資金擔保
資金使用
開設帳戶 總經理和財務管理部負責人
總經理和公司分管領導
總經理和公司分管領導
總經理和公司分管領導
總經理和公司分管領導
4、項目投標書、意向書、合同書總經理和公司分管領導
5、法律文書總經理和公司分管領導
第十四章 名片管理
第 一 條：新職員入職後即可申請印製名片，逐項按名片標準格式填寫後發至人事專員郵箱，人事專員審覈後發至前臺的郵箱，即可辦理。
第 二 條：職員名片標準：公司統一模板+部門+分機號+手機+郵箱地址；主管以上人員名片標準：公司統一模板+部門+職位+分機號+直線+手機+郵箱地址。
第 三 條：未經公司任命的職位不得印製在名片上，所有申請了手機報銷的必須將手機號印製在名片了，不得將私人郵箱印製在名片上。
第 四 條：學位、職稱等若因工作需要在名片上印製，須經總經理辦公室驗證同意後方可印製。
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