人事檔案收集註意事項大綱

　　人事檔案收集註意事項篇一

一、人事部門設置專門的人事檔案管理員。

人事檔案管理員的職責主要是負責紙質檔案的建檔、整理和保管，以及電子檔案的及時錄入、更新與管理工作。

二、入職、離職檔案管理。

人事檔案屬於公司重要保密資料，公司規定員工入職一週內，人事部門必須完成建檔工作，且一經建檔，不得擅自銷燬，即便員工離職，最少得再保存兩年不得銷燬，有競業禁止的則需保存更長。

三、設立專門的人事檔案保管室。

主管及以上人員因工作原因而借閱其下屬員工檔案，可借閱但僅限於在檔案保管室現場借閱查看，且需經上一級主管領導和人事部門負責人的同時籤批覈準，方可借閱。

四、電子檔案永久保存只能查閱

不能下載或拷貝，且我們對各級管理人員根據其管轄範圍設置了查看權限密碼，不能越級或跨部門查看，只能看自己下屬的電子檔案，且有敏感信息還會單獨改變查看權限。如：薪酬、獎懲、績效。

五、其他規範：

如編號管理、檔案室管理等規定、借閱檔案管理記錄、電子檔案錄入時效管理及敏感的薪酬等財務人員單獨錄入。準確性和操作注意事項等。對檔案管理員進行全面的規範指導和考覈檢查，確保檔案管理萬無一失。

　　人事檔案收集註意事項篇二

1、管理範圍：專業技術幹部、正科及以下管理幹部、工人等各類人員（包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的。

2、幹部、工人退職、時必須獎其檔案交給省人才交流中心管理。

3、幹部、工人在受刑事處分或勞動教養期間，其檔案由本院室保管，刑滿釋放或解除勞教後，重新安置的，其檔案轉至有關主管單位保管或移交人才交流中心管理。

4、除管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。

5、檔案的管理

(1)根據氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

(2)對所管理的必須逐人登記註冊。

(3)每季度覈對一次檔案的分類、編目、序號，發現編錯或放錯位置糾正；每裝卸要按登記冊全面檢查一次檔案，發現漏缺檔案朣查找。

(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。

(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案管理的科學化。

6、管理幹部、工人必須建立檔案正本。

1、檔案正本是全面反應幹部、工人歷史和現實情況的實物材料，構成包括下列十項內容。

(1)履歷表及其他簡歷材料等。

(2)自傳及屬於自傳性質的材料。

(3)各種鑑定。

(4)各類考覈、評價材料及畢業成績單、學歷證明等。

(5)政治歷史審查材料及甄別複查材料，工齡更改材料等。

(6)參加中國共產黨和共青團的材料。

(7)各種獎勵及縣團級以上機關批准的英雄模範先進事蹟材料。

(8)處分、撤銷處分和甄別複查材料。

(9)任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。

(10)其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學習總結檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。

2、查閱和借用，應遵守下列規定：

(1)一般不得查閱，如必須有關人員的情況，由檔案管理人員提供。

(2)必須查閱檔案時，只限於組織、人事部門派出的賞幹部到檔案室查閱所需情況；各黨支部發展黨員必須查閱檔案時，支部書記和組織委員查閱。

(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

(4)查閱檔案者，必須填寫查閱什麼問題，查閱日期逐項進行登記。

(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內塗改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員泄漏被查檔案內容，違者應追究責任。

(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經人事辦主任允許後方可抄錄，抄錄的`材料應近期送回檔案室處理。

(7)外調人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，並有兩名正式黨員方能查閱。

(8)檔案一般不是，在特殊情況下，經批准可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。

3、轉遞檔案應遵守下列規定：

(1)檔案要通過機要交通仁慈，不能公開郵寄或本人自帶。

(2)檔案轉出要及時追收回執，以防檔案丟失。

(3)收到外單位的檔案，要及時覈對，覈對無誤差後，在回執上簽名蓋章後退回回執。

4、凡歸檔的材料，均應 經過認真的鑑別；屬於歸檔的材料，必須手續完備，完整無缺；需經組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字後才能歸檔。

5、凡歸入檔案的材料，均應按照中央組織部《關於幹部檔案材料，歸檔的暫行規定》整理，不應歸入幹部檔案的材料，不得入檔；凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動局（1981）63號文件的準則歸檔；歸檔材料應做到分類準確，編目清楚，目錄排列合理，標題完整，裝訂整齊，字跡清楚。

6、保管檔案工作人員守則如下：

(1)堅持黨的原則，認真貫徹執行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事

(2)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內容。

(3)嚴禁在檔案庫吸菸，保護檔案安全，經常打掃和保持檔案室的清潔衛生。

(4)不得擅自轉移、分散和銷燬檔案材料。

(5)熱愛本職工作，忠於職守，刻苦鑽研業務，努力提高業務水平和工作能力。